Eens in de vier weken blog ik over hoe ik dingen aanpak met mijn visuele beperking. Het betreft zaken die mensen aan mij vragen of juist niet durven vragen. Deze keer: Hoe gebruik ik PowerPoint met mijn visuele beperking?
Vooroordelen
‘Jij bent blind, dus je kunt niets met PowerPoint.’
‘We hoeven voor u geen beamer te regelen voor bij uw lezing. U bent immers blind.’
Nou, mooi wel! Ondanks dat ik niets zie kan ik werken met PowerPoint en ook een presentatie houden.
Vooraf
Een paar maanden geleden benaderde een student met een visuele beperking mij via LinkedIn met de vraag hoe ik met PowerPoint werk en of ik tips had. Ik deelde enkele van mijn trucs en besloot er een blog over te schrijven. Veel mensen denken namelijk dat je als blinde niets met PowerPoint kunt, terwijl dat zeker niet het geval is.
Deze blog is opgedeeld in vier hoofdelementen: een presentatie lezen, een presentatie maken, een presentatie geven en tot slot tips voor zienden over hoe zij hun PowerPoint-toepassingen toegankelijker kunnen maken voor hun publiek of andere gebruikers.
Hieronder lees je mijn antwoord op de vraag: Hoe gebruik ik PowerPoint met mijn visuele beperking?
Wat is PowerPoint?
PowerPoint is een programma van Microsoft waarmee je presentaties kunt maken. Het wordt gebruikt om informatie op een visuele manier te delen, bijvoorbeeld tijdens lessen, vergaderingen of evenementen.
Met PowerPoint kun je een reeks dia’s maken, vergelijkbaar met pagina’s in een document. Op elke dia kun je verschillende soorten inhoud toevoegen, zoals:
- Tekst: Titels, opsommingen of uitleg.
- Afbeeldingen: Foto’s, tekeningen of illustraties om je boodschap te verduidelijken.
- Grafieken en tabellen: Voor het presenteren van cijfers of statistieken.
- Video’s en geluiden: Om je presentatie levendiger te maken.
Daarnaast kun je de opmaak van dia’s aanpassen met kleuren, lettertypes en achtergronden. Ook kun je effecten toevoegen, zoals animaties (bewegingen van tekst of afbeeldingen) en overgangen (de manier waarop de ene dia overgaat in de andere).
PowerPoint helpt je om een verhaal of idee op een heldere en aantrekkelijke manier te presenteren, vaak via een beamer of een scherm. Het is een krachtig hulpmiddel.
Het kan onmogelijk te gebruiken lijken als je een visuele beperking hebt. Gelukkig zijn er manieren om PowerPoint toegankelijk en gebruiksvriendelijk te maken en gebruiken.
In deze blog deel ik mijn tips en trucs om PowerPoint effectief te gebruiken op een Windows-pc. Ik werk met Windows 10, Office 365 en de screenreader JAWS 2025. (Let op: bij een andere configuratie kunnen functies anders werken.)
In mijn blogpost ‘Hoe gebruik ik een computer met mijn visuele beperking?’ lees je hoe ik kan werken op een pc en o.a. gebruik kan maken van Word, Excel, Outlook, Internet en dus PowerPoint.
Hoe ziet het basisscherm van PowerpOint eruit?
Wanneer je een presentatie opent in PowerPoint 365, ziet het scherm er als volgt uit:
- Midden (Dia-gebied): De huidige dia met een titelvak en een tekstvak (afhankelijk van de dia-indeling).
- Links (Dia-miniatuur): Een lijst met miniatuurweergaven van alle dia’s.
- Boven (Menubalk): Opties zoals Bestand, Start, Invoegen, Tekenen, Ontwerpen, Overgangen, Animaties, Diavoorstelling, Opnemen, Controleren, Beeld en Help.
- Onder (Notitieveld): Een vak voor sprekersnotities die alleen voor de presentator zichtbaar zijn.
Sneltoetsen
PowerPoint is een programma van Microsoft, net als Word, Excel en outlook. Als blinde, en voorheen zeer slechtziende, gebruik ik PowerPoint met sneltoetsen. Ik kan immers niets met de muis. Veel sneltoetsen in de programma’s van Microsoft zijn hetzelfde. Als je op CTRL + N drukt krijg je in Word een nieuw leeg document voor je. In PowerPoint krijg je een nieuwe diapresentatie voor je. De sneltoetsen voor Openen, Opslaan, Printen, plakken, knippen en kopiëren zijn ook gelijk. Een paar handige sneltoetsen in PowerPoint vind ik:
In Dia-miniatuur:
- Ctrl + D = Geselecteerd object dupliceren.
- Delete = Geselecteerd object verwijderen.
- Ctrl + M = Nieuwe dia invoegen.
- Shift + F10 = Open het contextmenu (ook wel het snelmenu genoemd). Dit menu bevat opties die relevant zijn voor het geselecteerde object, zoals dia’s, tekstvakken, afbeeldingen of andere elementen op de dia. Het is vergelijkbaar met een rechtermuisklik.
Navigatie tussen dia’s:
- Page Up of Pijl Omlaag = Naar de vorige dia.
- Page Down of Pijl Omhoog = Naar de volgende dia.
- Home = Naar de eerste dia.
- End = Naar de laatste dia.
- Ctrl + G = Naar een specifieke dia gaan.
Tekstbewerking:
- Ctrl + B = Tekst vet maken.
- Ctrl + I = Tekst cursief maken.
- Ctrl + U = Tekst onderstrepen.
- Ctrl + E = Tekst centreren.
- Ctrl + L = Tekst links uitlijnen.
- Ctrl + R = Tekst rechts uitlijnen.
- Ctrl + K = Hyperlink invoegen of bewerken.
Objecten beheren:
- Ctrl + Shift + C = Opmaak van een object kopiëren.
- Ctrl + Shift + V = Opmaak van een object plakken.
Diavoorstelling:
- F5 = Diavoorstelling vanaf het begin starten.
- Shift + F5 = Diavoorstelling vanaf de huidige dia starten.
- Escape = Diavoorstelling sluiten.
Klik hier voor een lijst met meer handige PowerPoint sneltoetsen.
Een PowerPoint-presentatie lezen
Op het hbo vroeg ik mijn docenten om de PowerPoint-presentatie voorafgaand aan het college naar mij te mailen. Zo kon ik op mijn laptop in braille meelezen met wat er op het grote scherm werd geprojecteerd. De afbeeldingen op de dia’s waren voor mij minder bruikbaar, omdat ik ze niet goed kon zien – zelfs niet met vergroting op mijn pc. Als de docent het plaatje niet toelichtte, ging ik ervan uit dat het alleen ter illustratie of als opvulling diende. Werd het wél besproken en had ik er geen duidelijk beeld van, dan stelde ik tijdens het college vragen. Ik zat altijd vooraan, zodat ik dit gemakkelijk kon doen.
Sindsdien is PowerPoint veranderd, maar ik werk nog steeds met presentaties die ik moet lezen. Vroeger kopieerde ik alle tekst in één keer uit PowerPoint en plakte deze in Word, waar ik mijn aantekeningen rondom de dia-tekst kon toevoegen. Nu werkt dat anders.
Wanneer je PowerPoint opent, staat de cursor meestal op ‘Dia-gebied’. In het verleden kon ik hier de volledige dia-tekst lezen en met Ctrl + A (alles selecteren) alle teksten tegelijk kopiëren en in Word plakken. Tegenwoordig lukt dat niet meer. Als iemand hiervoor een oplossing heeft, hoor ik het graag.
Nu zie ik in ‘Dia-gebied’ een lijst met titels en het nummer van de dia. Om de inhoud van een dia te lezen, druk ik op Tab. Eerst wordt de titel weergegeven, en met nog een keer Tab verschijnt de tekst onder de titel. Hier kan ik de tekst ook aanpassen of kopiëren. Met Escape verlaat ik de bewerkbare sectie en keer ik terug naar ‘Dia-gebied’. Tegenwoordig moet ik dus elke dia afzonderlijk kopiëren om de tekst naar Word over te zetten.
Bij de menu-optie Bestand → Exporteren zou het mogelijk moeten zijn om de tekst uit PowerPoint naar Word te exporteren, maar dat werkt voor mij niet goed.
Als een PowerPoint-presentatie erg lang is, laat ik deze omzetten via Robotekst. Op hun website kun je gratis bestanden laten omzetten naar een toegankelijk bestandsformaat voor blinden en slechtzienden.
Een PowerPoint-presentatie maken
Een veelgemaakte fout bij het maken van PowerPoint-presentaties is dat er te veel tekst op een dia staat. Een dia moet vooral helpen om de aandacht van je publiek bij jouw verhaal te houden, niet om hen te laten lezen en luisteren tegelijk – dat werkt niet. Daarom gebruik ik op mijn dia’s alleen kernpunten en zo min mogelijk woorden.
Ik houd mijn dia’s zo eenvoudig en overzichtelijk mogelijk. Elke dia heeft een duidelijke titel, geen bewegende elementen, en een goed kleurcontrast tussen tekst en achtergrond. Dit zorgt ervoor dat de presentatie voor iedereen leesbaar en toegankelijk is. Maar hoe werk ik praktisch in PowerPoint als blinde gebruiker?
De juiste modus
Het PowerPoint-scherm is opgedeeld in verschillende vakken, elk met een eigen functie:
- Dia-miniatuur: Een overzicht van alle dia’s in miniatuurvorm.
- Dia-gebied: De werkruimte waarin je dia’s bewerkt.
- Notities: Een plek om sprekersnotities toe te voegen.
Om tussen deze vakken te wisselen, gebruik ik F6 om vooruit te gaan en Shift + F6 om terug te gaan.
Dia-miniatuur
Het Dia-miniatuurvak toont kleine versies van de dia’s. Mijn screenreader, JAWS, leest hier alleen het nummer en de titel van de dia voor.
Met Pijl Omlaag ga ik naar de volgende dia en met Pijl Omhoog naar de vorige. Ik kan hier o.a. dia’s verwijderen, verbergen, verplaatsen of toevoegen.
Dit doe ik allemaal met sneltoetsen, omdat ik als blinde gebruiker geen muis gebruik.
Dia-gebied
Als ik PowerPoint open, staat de cursor meestal op de eerste dia in ‘Dia-gebied’. Hier kan ik met Pijl Omlaag naar de volgende dia en met Pijl Omhoog naar de vorige.
Bij een bestaande presentatie hoor ik hier de titel van de dia en het nummer van de dia. Bij een nieuwe dia hoor ik alleen het dia-nummer, totdat ik zelf tekst invoer.
Met Tab navigeer ik door de velden op een dia:
- Eerste Tab → Titelveld: Hier kan ik de titel van de dia invoeren of wijzigen.
- Tweede Tab → Tekstveld: Hier kan ik de rest van de inhoud toevoegen en opmaken (zoals vet, cursief, opsommingen en tabellen).
Met Escape keer ik terug naar de Dia-lijst in ‘Dia-gebied’.
Notitieveld
In het Notitieveld kan ik aantekeningen toevoegen die alleen voor de spreker zichtbaar zijn. Dit werkt als een soort spiekbriefje. Zelf gebruik ik dit vak nooit.
Dia-indeling
Je kunt de indeling van een dia eenvoudig aanpassen. Zelf gebruik ik vaak een dia met een titel en een tekstvak daaronder, maar er zijn ook andere indelingen mogelijk. Dit pas ik als volgt aan:
- Ik selecteer de dia die ik wil aanpassen met de pijltjestoetsen.
- Ik druk in het menu op Start → Dia’s → Indeling.
- Met de pijltjestoetsen blader ik door de beschikbare dia-indelingen, zoals:
o Titel alleen
o Titel en inhoud
o Titel en een object (bijvoorbeeld een grafiek of afbeelding) - Zodra ik de gewenste indeling heb gevonden, druk ik op Enter om deze toe te passen.
Filmpjes, plaatjes en animaties
Het gebruik van video’s, animaties en afbeeldingen kan een PowerPoint-presentatie levendiger en aantrekkelijker maken. Visuele elementen helpen om de aandacht van het publiek vast te houden en kunnen een boodschap versterken. Een goed gekozen afbeelding of video kan complexe informatie inzichtelijk maken, bijvoorbeeld met een grafiek of diagram.
Veel mensen onthouden visuele informatie beter dan tekst alleen. Voor mij als blinde werkt dat anders: ik focus op wat de spreker zegt. Daarom vind ik dat een goede presentatie ook zonder de dia’s te begrijpen moet zijn. De teksten op de dia’s ondersteunen het verhaal, bijvoorbeeld door de juiste spelling van woorden te tonen of een link naar een website weer te geven.
Bewegende beelden, zoals video’s of animaties, kunnen helpen om de aandacht vast te houden en emoties op te roepen die de kernboodschap versterken. Een video kan ook een persoonlijke of menselijke dimensie toevoegen aan een zakelijk verhaal. Ik gebruik video’s vooral om mijn publiek een beeld te geven bij wat ik eerder heb verteld of om hun geheugen op te frissen. Zo bevat mijn PowerPoint-presentatie over geleidehonden bijvoorbeeld de indrukwekkende Buddyhond-reclame van KNGF Geleidehonden uit 2014.
Door af te wisselen tussen tekst, afbeeldingen, animaties en video’s voorkom ik eentonigheid en houd ik mijn presentatie dynamisch en boeiend. Ik zorg ervoor dat alle visuele elementen functioneel en relevant zijn en niet afleiden van de kernboodschap.
Om mezelf tijdens het presenteren te ontlasten, zorg ik ervoor dat video’s automatisch afspelen. Dit voorkomt dat ik handmatig op een knop moet drukken. Een video kan op twee manieren worden toegevoegd:
- Vanuit een bestand op de computer (heeft mijn voorkeur): de video wordt dan direct in de presentatie verwerkt en is altijd beschikbaar, ongeacht de internetverbinding.
- Via een online link (bijvoorbeeld YouTube): hierbij is internet nodig om de video af te spelen.
Een video toevoegen doe ik als volgt:
- Ik ga naar de dia waarop ik de video wil invoegen.
- Ik open het menu Invoegen → Media → Video.
- Voor een video vanaf mijn computer kies ik ‘Video op mijn pc’ en selecteer ik het bestand. Ik druk op Enter om het toe te voegen.
- Voor een onlinevideo kopieer en plak ik de URL in het invoerveld.
Ook voeg ik regelmatig foto’s toe aan mijn dia’s, bijvoorbeeld van mijn eerdere geleidehonden of een close-up van een puppydekje. Deze afbeeldingen ondersteunen mijn verhaal. Met spraaksoftware controleer ik of de foto correct is ingevoegd en niet over de tekst heen valt. Indien nodig pas ik het formaat aan.
Lettertype, letterkleur en achtergrond
Met sneltoetsen en menu-opties kan ik de opmaak van mijn dia’s aanpassen, zoals het lettertype, de letterkleur en de achtergrondkleur. Dit doe ik pas nadat alle dia’s inhoudelijk klaar zijn, zodat ik in één keer een consistente opmaak kan toepassen.
Lettertype aanpassen:
- Ik selecteer alle dia’s in ‘Dia-miniatuur’ met Ctrl + A.
- Ik open het menu met Alt → Start → Lettertype → Lettertype.
- Met de pijltjestoetsen blader ik door de lettertypes of typ ik de naam van het gewenste lettertype in.
- Met Tab ga ik naar het veld voor de lettergrootte en stel ik de puntgrootte in.
- Ik druk op Enter om de wijzigingen op te slaan.
Letterkleur aanpassen:
- Ik selecteer alle dia’s met Ctrl + A.
- Ik open het menu met Alt → Start → Lettertype → Tekstkleur.
- Met de pijltjestoetsen kies ik een kleur en druk ik op Enter.
Achtergrondkleur aanpassen:
- Ik selecteer alle dia’s met Ctrl + A.
- Ik druk op Shift + F10 en ga met Pijl omlaag naar “Achtergrond opmaken”.
- Hier kies ik een kleur en pas ik andere instellingen aan indien nodig.
Overgangen
Ook kan ik zelf via het menu aangeven hoe ik de overgang van de ene naar de andere dia wil hebben. Dia-overgangen in PowerPoint bepalen hoe de ene dia naar de volgende overgaat tijdens een presentatie. Het kiezen van een geschikte overgang kan helpen de aandacht van je publiek vast te houden, maar te veel of te drukke overgangen kunnen afleiden. Er zijn overgangen zoals ‘Vervagen’, ‘Duwen’ en ‘Splitsen’. Ik stel het zo in:
- In ‘Dia-miniatuur’ selecteer ik alle dia’s met ctrl + A.
- Met Alt ga ik naar het menu en kies voor Overgangen Overgang naar deze dia Overgangseffecten.
- Ik krijg dan een lijst met de mogelijke overgangseffecten. Ik loop hierdoorheen met de pijltjes en bij de juiste optie druk ik op enter.
Eindcontrole
Met spraak en braille kan ik veel controleren, maar ik zie niet hoe de presentatie er visueel uitziet. Daarom speel ik de presentatie altijd af met F5 om te controleren of alle dia’s en ingevoegde media correct functioneren.
Voor een laatste controle laat ik mijn presentatie altijd door iemand met zicht nakijken. Zo ontdekte ik laatst dat een afbeelding per ongeluk over een stuk tekst heen stond. Een laatste check door een ziend persoon helpt om zulke visuele fouten te voorkomen.
Een PowerPoint-presentatie geven
Als gastspreker geef ik regelmatig lezingen en gastlessen over mijn leven met een visuele beperking en over het werken met een blindengeleidehond. Ook tijdens mijn tijd als docent geschiedenis maakte ik vaak gebruik van PowerPoint. Het is altijd een voordeel als ik de presentatie zelf heb gemaakt. Dit helpt me de inhoud beter te onthouden en te structureren in mijn hoofd. Het proces van het maken van de presentatie stelt me in staat om de informatie te clusteren en te ordenen, wat me tijdens de lezing of gastles ten goede komt.
Voordat ik begin, zorg ik ervoor dat mijn laptop goed is verbonden met de beamer en druk ik op F5 om de presentatie te starten. Vervolgens gebruik ik de spatiebalk om naar de volgende dia te gaan. Als mijn laptop in de buurt van de beamer staat, kan ik dit zelf doen; anders vraag ik iemand anders om dit te doen op mijn teken.
Om ervoor te zorgen dat ik precies weet wanneer de volgende dia in beeld komt, stel ik in de PowerPoint-presentatie in dat er een geluid wordt afgespeeld wanneer een nieuwe dia verschijnt.
In PowerPoint heeft elke dia een nummer, en daarom maak ik altijd een lijst in braille met de dia-nummers en de tekst die daarop staat. Dit brailleblaadje bevat ook mijn aantekeningen, zodat ik precies weet wat ik moet vertellen en wanneer. Dit voorkomt dat ik onbedoeld van het script afdwaal. Veel sprekers maken de fout om de PowerPoint als een spiekbrief te gebruiken. Hierdoor richten ze zich soms meer op het scherm dan op het publiek, wat het contact met de zaal kan verbreken. Ik zorg er daarom altijd voor dat ik de presentatie gebruik als ondersteuning, en niet als vervanging van mijn verhaal.
Hoe maak je jouw presentatie toegankelijk voor iedereen?
Tot slot wil ik enkele tips delen voor mensen die goed zien, over hoe zij hun presentatie toegankelijker kunnen maken voor hun publiek of andere gebruikers van PowerPoint. De ingebouwde toegankelijkheidsopties van PowerPoint helpen om de presentatie inclusiever te maken:
- Toegankelijkheidscontrole: Controleer de toegankelijkheid van je presentatie via het tabblad Controleren → Toegankelijkheid. Dit geeft je tips en aanbevelingen voor het verbeteren van je dia’s, en toont een lijst met eventuele fouten en waarschuwingen die je kunt verhelpen.
- Contrast: Zet hoog contrast aan via je computerinstellingen om tekst en andere elementen beter zichtbaar te maken. Let ook op het contrast tussen de tekst- en achtergrondkleur, en kies kleuren die elkaar goed complementeren zodat alles duidelijk leesbaar is.
- Eenvoudige lay-out: Kies voor eenvoudige, overzichtelijke lay-outs. Een opgeruimde dia zorgt ervoor dat de inhoud beter te begrijpen is voor mensen met een leesbeperking.
- Lettertype en -grootte: Gebruik lettertypes die goed leesbaar zijn, zoals Arial en Verdana, en zorg ervoor dat de tekstgrootte groot genoeg is. Vermijd decoratieve lettertypen die moeilijk te lezen zijn.
- Regel- en letterafstand: Voor slechtzienden en dyslectici is regel- en letterafstand erg belangrijk. Ruimere marges en grotere spatiëring tussen woorden dragen bij aan betere leesbaarheid.
- Alt-tekst voor afbeeldingen: Voeg altijd alt-teksten toe bij afbeeldingen, grafieken en andere visuele elementen. Schermlezers kunnen deze teksten voorlezen, zodat mensen die blind of slechtziend zijn de inhoud kunnen begrijpen.
- Leesvolgorde: Zorg ervoor dat de inhoud van je dia’s in logische volgorde wordt voorgelezen door een schermlezer. Dit kun je instellen via Opmaak → Leesvolgorde.
- Vermijd te veel visuele effecten: Overmatige of ingewikkelde animaties en overgangen kunnen verwarrend zijn voor sommige gebruikers. Beperk visuele effecten tot een minimum en zorg ervoor dat ze niet van de inhoud afleiden.
- Duidelijke labels voor grafieken en afbeeldingen: Zorg ervoor dat grafieken en afbeeldingen duidelijke labels en kleuren met voldoende contrast bevatten, zodat ze goed leesbaar zijn voor iedereen, inclusief mensen met kleurenblindheid.
- Vermijd lange tekstblokken: Lange tekstblokken zijn moeilijk te verwerken, dus houd je tekst beknopt en to the point. Als je niet zonder lange teksten kunt, verdeel ze dan over meerdere dia’s om de leesbaarheid te verbeteren.
- Donkere modus: Voor slechtziende gebruikers is er een donkere modus in PowerPoint, die minder belastend is voor de ogen en het contrast vergroot, wat de leesbaarheid bevordert.
- Zorg dat je presentatie te volgen is zonder het scherm te zien: Laat in je verhaal geen delen weg met het idee dat mensen de informatie toch wel op het scherm lezen. Vertel het complete verhaal. Je dia is slechts een ondersteuning van wat jij zegt.
Door deze tips toe te passen, kun je je presentatie toegankelijker maken voor een breder publiek, inclusief mensen met verschillende visuele beperkingen. Een toegankelijke presentatie zorgt ervoor dat iedereen de informatie kan begrijpen en meenemen, ongeacht hun specifieke behoeften.
Enkele handige links
Wil je meer leren over PowerPoint en toegankelijkheid? Hier zijn enkele nuttige links:
- Uw PowerPoint-presentaties toegankelijk maken voor personen met een handicap (Microsoft Ondersteuning)
- Tips voor toegankelijke presentaties, lezingen en keynotes (Digitaal Toegankelijk)
Ervaringen van andere blinden en slechtzienden
Ik ken niet veel blinden die regelmatig met PowerPoint werken. Wel ken ik een aantal slechtzienden die het programma gebruiken, en zij kunnen er redelijk goed mee overweg. Voor blinden blijft PowerPoint echter een visueel programma, en het is alleen effectief als je er daadwerkelijk iets mee gaat doen. Veel blinden hebben geen behoefte aan PowerPoint in hun dagelijks leven, vooral wanneer ze (vrijwilligers)werk doen waarbij het niet nodig is. Er zijn blinden die, wanneer ze een presentatie moeten geven, hulp vragen aan iemand die kan zien om samen een PowerPoint-presentatie te maken, of zelfs om de presentatie volledig door die persoon te laten maken. Vooral als het om een onderwerp gaat waarover ze vaker spreken, biedt dit langdurige ondersteuning.
Een paar dagen voor de onlinegang van deze blog las ik toevallig op de blogpagina Veronica With Four Eyes van de Amerikaanse, zeer slechtziende studente Veronica Lewis, dat zij PowerPoints omzet naar Microsoft Sway. Je kunt hier lezen hoe zij dit doet op haar blog. Zelf heb ik het nog niet geprobeerd.
Ook nieuwsgierig?
Ben jij benieuwd hoe ik dingen aanpak met mijn visuele beperking? Stuur me een bericht, en wie weet lees je het antwoord op jouw vraag in de volgende editie van ‘Hoe doe je dat?’!
Nooit meer een Tikje Anders blog missen?
Volg Tikje Anders op social media en mis geen enkele blogupdate. Je vindt me op Facebook, Instagram en LinkedIn!
Wil je een seintje krijgen als er een nieuwe blogpost is? Vul dan je e-mailadres in onderaan deze pagina en klik op ‘Abonneren’ om updates rechtstreeks in je mailbox te ontvangen.